De Corona crisis vraagt om veel flexibiliteit van werkgevers. Bedrijven worden gedwongen om thuis te werken, want de business moet door blijven draaien. Thuiswerken is makkelijker gezegd dan gedaan, want het is niet echt onderdeel van onze Caribische bedrijfscultuur. Het team van Celery op Curaçao werkt sinds 16 maart thuis. Voor ons was het een relatief kleine omschakeling, want al onze werkzaamheden zijn digitaal. Al onze data is online, de tools waarmee wij werken zijn online, alle werknemers hebben een laptop die elke dag mee naar huis gaat. Alleen de plant op kantoor overleeft het waarschijnlijk niet. In dit blog geven wij u als werkgever tips over thuiswerken uit onze eigen ervaring.

Tip 1: Een goede werkplek voor uw werknemers

Voor werknemers (en voor u zelf misschien ook) is erg verleidelijk om onderuit op de bank met de laptop op schoot even door de dagelijkse mails heen te scrollen. Probeer dit echter te voorkomen. Adviseer uw werknemers over een goede werkplek. Wees proactief met tips, informeer per werknemer of hij/zij de juiste middelen heeft om zorgeloos thuis te werken. Regel indien nodig (en mogelijk) een laptop voor de werknemer, vraag naar de internetkwaliteit en bied aan om kantooreigendommen zoals toetsenbord, muis, bureaustoel, ordnermappen etc. tijdelijk mee te laten nemen naar huis. 


Praktische tips voor uw werknemers

  1. Creëer een plek binnenshuis die dient als werkruimte. Spreek samen met het gezin af dat het in die ruimte rustig en stil is. 
  2. Als je geen bureaustoel hebt, gebruik dan een eettafelstoel en maak die eventueel wat meer comfortabel door gebruik van een kussentje in de rug. 
  3. Op Curaçao hebben we veel last van reflectie op het scherm, dus plaats de tafel zo dat het zonlicht niet in het scherm valt. Gebruik eventueel iets om het raam af te schermen. 
  4. Wordt er een laptop gebruikt? Zet deze dan op een stapel boeken en sluit een losse muis en toetsenbord aan. 
  5. Last van het geluid in de rest van het huis, gebruik dan een koptelefoon. Spreek met het gezin af dat papa en/of mama niet gestoord mogen worden als zij de koptelefoon op hebben. 

Tip 2: Gebruik online tools

Thuiswerken wordt een stuk makkelijker als het bedrijf werkt met ‘cloud based software’. Het team van Celery gebruikt zelf meer dan 20 online tools. Hieronder een overzicht van de belangrijkste.

Bestanden delen: Dropbox plus Boxcryptor
Celery werkt met zeer vertrouwelijke data. Voor ons is het dus superbelangrijk dat bestanden beveiligd zijn. Al onze interne data is opgeslagen via een bedrijfsabonnement op Dropbox. Per werknemer is door de directie bepaald wie welke bestanden kan inzien en/of bewerken. Alle bestanden in onze Dropbox zijn extra beveiligd. Deze extra beveiliging loopt via Boxcryptor. Dat is software die bestanden versleuteld.

E-mail: Google
Alle Celery mailadressen lopen via Google. Wij hebben een bedrijfsabonnement op Google Suite (G Suite) zodat het management van alle e-mailadressen vanuit 1 centraalpunt gebeurt. Deze omgeving wordt beheerd door onze Technische Directeur. Via Google kan thuis ingelogd worden op de werkmail.

Interne communicatie: Google Meet, Slack, WhatsApp
Bij Celery gebruiken we 3 tools om te communiceren. Voor groepsgesprekken met beeld (bijvoorbeeld de weekvergadering op maandag) gebruiken wij Google Meet, dat is de zakelijke variant van Google Hangouts. Google Meet is gratis voor zakelijke Google gebruikers. Op afdelingsniveau maken wij gebruik van Slack. Dit is een gratis chat tool voor teams. Het voordeel van Slack is dat je per onderwerp kan chatten. Op die manier gaat er geen communicatie door elkaar heen lopen. Voor 1 op 1 gesprekken bellen wij via WhatsApp. Het liefst met beeld, want alleen chatten met tekst zorgt vaak voor miscommunicatie. 

HR-management en Payroll: Celery
Uiteraard werken wij intern met onze eigen software. Wij gebruiken Celery voor de salariswerking zodat al onze werknemers via hun eigen online omgeving hun loonstrook kunnen inzien of downloaden. Voor registratie van ziekte en vakantiedagen gebruiken wij de HRM-module. Werknemers dienen online een verlofverzoek in voor vakantie of bijzonder verlof en kunnen zich online ziek en beter melden. Ook alle personeelsdossiers zijn digitaal, dus in ons kantoor (en nu ook thuis) zijn geen dikke ordnermappen te vinden. 

Wachtwoord management: 1Password
Veel online tools betekent veel wachtwoorden. Bij Celery hanteren wij een streng wachtwoorden beleid. Dit betekent dat alle wachtwoorden uniek zijn en bestaan uit veel verschillende karakters. Voor het genereren en onthouden van al deze wachtwoorden gebruiken wij de online tool 1Password. Dat is een online kluis waarin alle wachtwoorden bewaard worden. Deze kluis is beveiligd met 1 uniek persoonlijk master wachtwoord. Op directieniveau is bepaald welke werknemer toegang heeft tot welke wachtwoorden. Het werken via 1Password dwingt de werknemer om unieke ingewikkelde wachtwoorden te gebruiken en helpt ze bij het gebruiken hiervan. Wachtwoorden onthouden is niet meer nodig.

Tip 3: Zorg voor goede interne communicatie en structuur

Het is even zoeken naar een goede methode, maar probeer zo snel als mogelijk structuur aan te brengen binnen het (thuis)bedrijf. Directeuren en managers moeten zich realiseren dat ze waarschijnlijk in het begin zelf even niet aan hun eigen werk toekomen, maar vooral bezig zijn met het geven van instructies. Begin de week met een gezamenlijke vergadering en plan daarna vergaderingen op teamniveau. Laat werknemers een dag planning maken. Spreek deze in de ochtend met hun door en laat hun einde dag (kort) verslag doen van hun werkzaamheden. Geef werknemers het gevoel van betrokkenheid, want dat zorgt voor enthousiasme. 

Binnen ons Celery team proberen we zoveel als mogelijk te videobellen, want via tekst chat kan er snel miscommunicatie ontstaan. Via videobellen zie je ook de gezichtsuitdrukkingen en emoties van de werknemers en kan je hier als werkgever of manager beter op inspelen. Bevestig afspraken en opdrachten daarna per e-mail.

Blijf thuis, Houd afstand, Houd vol

De Corona crisis vraagt om veel flexibiliteit van werkgevers, maar ook van werknemers. Blijf thuis en houd vol. Alleen op deze manier kunnen we het virus overwinnen en zal ons eiland snel weer de oude zijn. Heeft u vragen over de salarisverwerking tijdens Corona tijden, stel deze gerust. Ons supportteam werkt vanuit huis, maar zal er alles aan doen om u te blijven helpen.

- E-mail: support@celerypayroll.com

- Telefoon: +59996795538

- Whatsapp: +59996795538

 

Support is altijd gratis!