Maar al te vaak wordt vergeten dat de inwerkperiode misschien wel de belangrijkste fase is voor de binding van de werknemer met het bedrijf. Vergeet niet dat als een nieuwe medewerker zich niet welkom voelt, hij zijn contract makkelijk (in de proeftijd) kan opzeggen. Bespaar tijd, kosten en ergernis met deze tips voor een goede introductie nieuwe werknemer.

1: Tref voorbereidingen

In een lekker warm bad terecht komen? Dat wil liefst iedereen. Laat vooraf alle praktische zaken regelen zodat de nieuwe werknemer zich zo snel mogelijk kan focussen op het werk. Denk hierbij aan een bureau/werkplek, computer, e-mailaccount, toegangspasje, sleutels van kantoor, visitekaartjes, eventuele werk- of bedrijfskleding etc.

2: Wijs een begeleider aan

Wijs een begeleider aan die de nieuwe medewerker opvangt, verwelkomt en wegwijs maakt binnen het bedrijf (voorstelrondje, verhaal over het bedrijf, kennismaking collega’s etc.).

Tip! De aangewezen persoon is bij voorkeur iemand met kennis, ervaring en aanzien binnen het team of bedrijf. De nieuwe werknemer zal dan sneller worden geaccepteerd. Koppel de nieuwe werknemer nooit aan een uitgebluste werknemer die er eigenlijk geen tijd voor heeft of aan een werknemer die zelf net is begonnen.

3: Informeer collega’s

Het lijkt zo van zelfsprekend, maar dit wordt maar al te vaak vergeten. Voor de introductie nieuwe medewerker informeer je vooraf zijn toekomstige collega’s. Stuur een mailtje zodat al vóór de eerste werkdag bekend is wie de nieuwe medewerker is en wat zijn functie en werkzaamheden gaan zijn binnen het bedrijf. Zo kunnen zijn nieuwe collega’s hem snel op weg helpen.

4: Spreek een duidelijke inwerktermijn af

Maak aan het begin goede afspraken over de begeleidingstermijn. Dit is uiteraard afhankelijk van de zwaarte van de functie en de ervaring van de werknemer, maar doorgaans heeft een nieuwe werknemer zeker twee maanden nodig om te wennen aan zijn nieuwe omgeving.

5: Zorg voor een actueel informatiepakket

De nieuwe collega heeft zich waarschijnlijk tijdens de sollicitatieprocedure al aardig ingelezen over het bedrijf. Vaak is dit beperkt tot de (algemene) informatie op internet.

Het is daarom goed om al snel interne informatie met hem te delen, zoals een werk­­schema, handleidingen van systemen, het Personeelshandboek, een arbeidsvoorwaardenreglement, de huisregels en de veiligheidsvoorschriften, hoe te handelen bij ziekte en een interne telefoonlijst (met specifiek aangegeven welke collega te benaderen is voor specifieke onderwerpen en vragen).

Is deze informatie op het intranet te vinden? Zorg er dan voor dat de werknemer hiervoor direct toegang krijgt en dat hem uitgelegd wordt hoe het intranet werkt.

6: Laat de vertrekkende medewerker een overdracht verzorgen

Een ideale introductie is om de vertrekkende medewerker de nieuwe collega te laten inwerken, door hun bijvoorbeeld een dag of een week samen te laten werken.

Vraag daarnaast aan de werknemer die afscheid neemt om de belangrijkste zaken op papier te zetten:

  • een beschrijving van de werkzaamheden en taken;
  • een overzicht van openstaande zaken (status, wie verantwoordelijk etc.) en
  • een lijst met e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen en klanten.

7: Stel een inwerkprogramma op

Dit is misschien wel de belangrijkste tip. Maar al te vaak ontbreekt het aan tijd om hier even voor te gaan zitten. Het kan echter binnen een dagdeel geregeld zijn.

Je kunt niet verwachten dat de nieuwe collega direct alle taken op zich neemt. Zorg daarom voor een inwerkprogramma waarin duidelijk is wie, wat, wanneer en hoe de nieuwe werknemer wordt ingewerkt.

Neem hier tenminste in op:

  • hoe lang het inwerktraject duurt;
  • wie de begeleider is;
  • welke taken vanaf wanneer moeten worden uitgevoerd (duidelijke verwachtingen);
  • welke collega’s de nieuwe werknemer op weg helpen met welke taken en
  • hoe de taken worden beoordeeld aan het einde van de eventuele proeftijd of het inwerktraject.

Introductie nieuwe werknemer tip! Ga er een middag voor zitten. Je hoeft het wiel dan maar één keer uit te vinden. Aan het einde van het inwerktraject evalueer je met de nieuwe medewerker hoe het traject is verlopen, wat mogelijk ontbrak en of er verbeterpunten zijn. Je schaaft het inwerktraject programma dan beetje bij beetje bij, net zo lang totdat je een ‘smooth’ lopend inwerktraject hebt uitgestippeld.